Serviced Apartments, kein Rezeptionstresen, Gäste aus aller Welt. Wie Brilliant Apartments in Berlin mit keyota den Zugang für Gäste vereinfacht und gleichzeitig den Betrieb entlastet hat.
Mitten im Berliner Prenzlauer Berg, in der Oderberger Straße, liegt eines der charmantesten Serviced-Apartment-Konzepte der Stadt. Die Brilliant Apartments GmbH vermietet liebevoll eingerichtete Apartments vom kompakten Studio bis zum großzügigen 3-Zimmer-Apartment mit Balkon. Das Versprechen an die Gäste: sich von Anfang an zu Hause fühlen, egal ob für ein Wochenende oder auf Zeit.
Genau das stellt Betreiber vor eine Herausforderung, die jeder kennt, der im Kurz- oder Mittelfristvermietungsgeschäft tätig ist: Wie kommt der Gast unkompliziert rein, ohne dass jemand vor Ort sein muss?
Drei Systeme, keine Überzeugung
Bevor Brilliant Apartments zu keyota kam, hatte das Team bereits Erfahrungen mit digitalen Zutrittslösungen gesammelt. Drei verschiedene Systeme wurden ausprobiert, keines davon hat wirklich überzeugt. Die Gründe waren immer ähnlich: Batterien, die im ungünstigsten Moment leer waren, Apps, die Gäste erst herunterladen mussten, und ein Supportaufwand, der im Alltag einfach nicht praktikabel war.
Ein konkretes Beispiel zeigt, wie kritisch solche Situationen werden können: Ein Gast hatte seinen Schlüssel von innen im Apartment stecken lassen und dabei das Essen auf dem Herd vergessen. Die einzige Option war entweder ein Schlüsseldienst oder ein beherzter Einbruchsversuch an der eigenen Tür.
Was am Ende den Ausschlag gab
Bei der Entscheidung für keyota standen drei Anforderungen klar im Vordergrund: kein App-Download für Gäste, die Möglichkeit Türen aus der Ferne zu öffnen und eine geplante Integration in das bestehende Property Management System.
Alle drei Punkte hat keyota erfüllt. Gäste erhalten einen einfachen Link, über den sie direkt Zugang zu Haus und Apartment bekommen, ohne Installation, ohne Registrierung. Die Berechtigung wird passgenau für den Aufenthaltszeitraum ausgestellt und erlischt danach automatisch. Und die Anbindung an Apaleo als PMS macht die Zutrittsverwaltung perspektivisch vollständig automatisierbar: Buchung geht ein, Token wird erstellt, Gast erhält Zugang. Fertig.
Mit keyota haben unsere Gäste vom ersten Moment an einen unkomplizierten Zugang. Kein App-Download, keine Übergabe vor Ort. Und über die Apaleo-Integration ist der gesamte Prozess automatisiert.
Simon, Brilliant Apartments GmbH
Kein Vor-Ort-Termin mehr nötig
Was sich im Alltag am stärksten bemerkbar macht: Das Team kann Türen jederzeit aus der Ferne öffnen und Berechtigungen in Echtzeit erteilen oder entziehen. Für Servicekräfte, Reinigungsteams oder Handwerker lassen sich zeitlich begrenzte Zugänge einrichten, ohne dass jemand einen Schlüssel übergeben oder abholen muss.
Für ein Konzept wie Brilliant Apartments, das auf ein entspanntes, selbstbestimmtes Gästeerlebnis ohne Rezeptionstresen setzt, ist das kein nettes Extra, sondern ein operativer Grundpfeiler.
Brilliant Apartments nutzt keyota in Kombination mit Apaleo als PMS. Mehr Informationen zur Apaleo-Integration findet ihr hier.
Ihr betreibt ebenfalls Serviced Apartments oder eine ähnliche Unterkunftskategorie und sucht nach einer unkomplizierten Zutrittslösung? Meldet euch gern direkt bei uns.